Zakelijke tankpas en laadpas: de ins en outs

Wat kun je met een zakelijke tankpas?

Een zakelijke tankpas helpt werkgevers om de reiskosten van brandstof voor je werknemers met een lease auto makkelijk te beheren. Werknemers kunnen met de tankpas bij bijna elk tankstation tanken, en jij profiteert van een duidelijke factuur met btw-specificatie. Dit vergemakkelijkt niet alleen de administratie, maar helpt ook bij de btw-teruggave.

Daarnaast kunnen tankpassen vaak gebruikt worden voor de aankoop van extra’s zoals smeerolie, koelvloeistof of ruitensproeiervloeistof. Sommige aanbieders bieden een tankpas die ook betalingen voor parkeren of openbaar vervoer dekt, wat de mobiliteit van werknemers verder vergemakkelijkt.

Universele of merkgebonden tankpas

Je kunt als werkgever kiezen voor twee hoofdtypen tankpassen: universele en merkgebonden. Een universele tankpas stelt je werknemers in staat om bij vrijwel elk tankstation te tanken. Dat helpt om reiskosten te optimaliseren door te tanken op de gebruikelijke route en het aantal kilometers te verlagen. Merkgebonden tankpassen zijn beperkter en kunnen soms hogere kosten met zich meebrengen door de beperking tot een specifiek merk.

Als werkgever kun je het gebruik zelf beheren

Met de juiste software kun je als werkgever het gebruik van de tankpas goed beheren. Dit maakt het mogelijk om instellingen te maken zoals limieten voor tanken, parkeren, of wasstraatbezoeken. Dit helpt bij het behouden van controle over de kosten en de maximale reiskostenvergoeding.

Ben je bezig met het verduurzamen van je bedrijfswagenpark, kun je bijvoorbeeld het gebruik van premium brandstoffen beperken of verplichten bij bepaalde (goedkopere) tankstations te tanken. Dit verlaagt niet alleen de kosten, maar is ook voordelig voor het milieu.

Overzichtelijke administratie en btw-teruggave

De maandelijkse factuur van de tankpas biedt een overzicht van alle transacties. Dat bespaart je tijd bij de administratie én zorgt voor een vlekkeloze btw-teruggave. Ook kunnen ritten, kilometers en brandstofverbruik automatisch worden geregistreerd, wat helpt bij het bijhouden van de reiskosten en kilometervergoeding.

CO2-uitstoot medewerkers beperken met data-inzicht

Met toegang tot gedetailleerde data over het brandstofverbruik kun je als werkgever sturen op duurzamer rijgedrag. Denk hierbij aan het stimuleren van zuinig rijden of het verplicht overschakelen naar volledig elektrische auto’s. Zeker met de toekomstige registratieplicht voor CO2-uitstoot van werknemers is dit een belangrijk aspect om te overwegen.

Let op privégebruik en belastingvrije vergoeding

Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken over het privégebruik van de tankpas. Als de tankpas ook voor privéritten is, moet je rekening houden met de 500-kilometergrens waarboven bijtelling geldt en je belasting betaalt. Dit heeft invloed op het loon van de werknemer en de belastingaangifte.

Lees ook de antwoorden op veelgestelde vragen over de tankpas.

Wat is een laadpas voor elektrische auto’s?

Elektrische auto’s laden gaat via een laadpas. Daarmee krijgen werknemers toegang tot publieke laadpunten, zowel nationaal als internationaal. Dit maakt het eenvoudig om kosten voor elektrisch rijden te beheren. Laadpassen hebben vaak een maandelijkse factuur, en sommige passen rekenen starttarieven of abonnementskosten.

Thuis laden

Heeft je werknemer een laadpaal thuis, dan kan hij vaak met de zakelijke laadpas ook daar opladen. Het is belangrijk om privégebruik goed te scheiden, vooral als het aantal gemaakte kilometers privé meer dan 500 is. Eventueel kan je een kWh-meter installeren voor een nauwkeurige registratie van het laadverbruik.

Internationale laadpassen

Gaan jouw werknemers regelmatig de grens over naar het buitenland? Dan is een laadpas met internationale dekking een must. Dit voorkomt extra administratieve rompslomp, zoals het voorschieten van laadkosten. Let bij die laadpas ook op de kosten en tarieven in het buitenland.

Lees ook wat zijn de voordelen van een laadpas voor zakelijk gebruik.

Voorwaarden tank- en laadpas

Ook voor als je met openbaar vervoer reist

Sommige tank- en laadpassen fungeren als mobiliteitskaarten. Deze passen bieden toegang tot andere vervoermiddelen zoals openbaar vervoer, deelauto’s, elektrische fietsen en meer. Dit kan een waardevolle secundaire arbeidsvoorwaarde zijn en het loon van werknemers verhogen. Tegelijkertijd stimuleert het duurzaam reizen.

Maandelijks opzegbaar of niet?

Let ook op de voorwaarden van de tank- of laadpas. Is de pas maandelijks opzegbaar, of ben je voor langere tijd vastgelegd? Dit heeft invloed op de flexibiliteit van je reiskosten- en vergoedingbeheer. Veel aanbieders hebben apps die het eenvoudig maken om tankstations en laadpunten te vinden, prijzen te vergelijken en zo kosten te besparen.

Vast bedrag per maand

De kosten voor een pas variëren van nul tot een vast bedrag van een paar euro per maand. Bij de ene aanbieder betaal je transactiekosten en bij de ander is alles inclusief of kun je kiezen uit verschillende opties. Meestal krijg je elke maand een verzamelfactuur met de tank- of laadkosten.

Conclusie:

Of je nu kiest voor een tankpas, laadpas, of een gecombineerde mobiliteitskaart, zorg ervoor dat je als werkgever duidelijke afspraken maakt met je werknemers over het gebruik van de pas. Beperk privégebruik, houd de administratie eenvoudig en zorg voor transparantie in de reiskosten en vergoedingen. Dit bespaart je niet alleen tijd en geld, maar voorkomt ook problemen met de Belastingdienst.