Proforma factuur: officieel of niet?
Een proforma factuur is geen officiële factuur, en wordt ook wel een pro forma nota genoemd. Het is een conceptfactuur die vaak na het accepteren van de offerte verstuurd wordt. De ontvanger hoeft de proforma factuur dus niet te betalen, al kan een bedrijf met deze onofficiële factuur wel om een vooruitbetaling vragen.
Omdat het niet om een echte factuur gaat, is het niet nodig om proforma facturen in de administratie of btw-aangifte op te nemen.
Wat houdt proforma in?
Pro forma is Latijns en betekent ‘voor de vorm’. Doordat pro forma in de loop der tijd steeds vaker aan elkaar werd geschreven, schrijven we tegenwoordig ‘proforma factuur’.
Wanneer gebruik je een proforma factuur?
Een proforma factuur stuur je voordat je daadwerkelijk gaat leveren, en wordt vaak voor grote internationale transacties gebruikt. Voor het importeren of exporteren van goederen moet men vaak aan allerlei douaneformaliteiten voldoen. Met een proforma factuur kan een bedrijf de benodigde vergunningen en documenten aanvragen voordat ze daadwerkelijk een transactie uitvoeren. Mocht de vergunning toch afgekeurd worden, is de koper in ieder geval geen geld kwijt. Ook wordt een proforma factuur gebruikt voor het vragen van een vooruitbetaling.
Hoe maak je een proforma factuur?
Een proforma factuur kun je eenvoudig in Word of Excel maken, al is het een stuk makkelijker om dit via je boekhoudprogramma te doen. Zo zorg je voor meer financieel overzicht en kun je vanuit de proforma invoice snel een officiële factuur opstellen. Het is belangrijk om een aantal punten in de proforma factuur te benoemen, zoals je hieronder leest.
Wat moet er in een proforma factuur staan?
Wil je een proforma factuur opstellen? Het gaat hier niet om een definitieve factuur, dus de Belastingdienst stelt ook geen regels over wat er in een proforma factuur moet staan, zoals ze wel bij een officiële factuur doen.
Het is belangrijk om het volgende op de proforma factuur te vermelden:
- Dat het om een proforma factuur gaat
- Datum van afgifte
- Omschrijving van de diensten of producten die geleverd gaan worden
- Prijs inclusief belasting
- Overige kosten je op de uiteindelijke factuur verwacht
Proforma factuur voorbeeld
Hieronder vind je een voorbeeld van een proforma factuur.
https://www.dezaak.nl/financien/administratie/wat-is-een-proforma-factuur-en-wanneer-gebruik-je-die/
