Denk vooruit: wat heeft je bedrijf straks nodig?
Voordat je op zoek gaat naar een kleiner kantoor of bedrijfspand, moet je eerst weten waar je bedrijf naartoe groeit. Heb je straks meer werk en dus meer mensen nodig om je ambities waar te maken? Dan kan een kleinere ruimte die groei juist in de weg zitten. Ook met hybride werken zijn er dagen waarop veel mensen een werkplek nodig hebben, omdat ze graag samen willen werken.
Reken goed: kleiner is niet altijd goedkoper
Een kleiner pand lijkt goedkoper, maar dat is niet vanzelfsprekend. Huur of hypotheek kunnen dalen, maar andere kosten kunnen juist oplopen. Denk aan parkeerkosten, verhuizing, tijdelijke verminderde bereikbaarheid of het aanpassen van de nieuwe locatie. Maak daarom een volledige kosten-batenanalyse. Het gaat om het totaalplaatje van de verhuizing.
Huur je of koop je? Denk goed na over flexibiliteit
Als blijkt dat verhuizen financieel aantrekkelijk is, komt de volgende afweging: bedrijfsruimte huren of kopen? Een ruimte huren is vaak flexibeler, je kunt meestal sneller opzeggen en bent niet verantwoordelijk voor groot onderhoud. Zeker als je nog in ontwikkeling bent en in de toekomst opnieuw wil verhuizen of groeien kan dat handig zijn.
Een bedrijfspand kopen daarentegen biedt meer zekerheid en ook vrijheid. Je investeert in je eigen vermogen en de waarde van het pand kan stijgen. Ook bepaal je zelf hoe je het gebruikt of aanpast. Maar kopen levert ook verplichtingen op. Welke keuze bij jouw situatie past, hangt af van je financiële ruimte en je langetermijnplanning.
Bedrijfsverzamelgebouw: flexibel en voordelig
Voor veel ondernemers is een bedrijfsverzamelgebouw een slimme keuze. Je deelt faciliteiten en algemene ruimtes met andere bedrijven, wat de kosten drukt. Vaak kun je gemakkelijk op- of afschalen in ruimte en zijn de huurvoorwaarden soepeler dan bij zelfstandige panden. Bovendien ontmoet je andere ondernemers – handig voor je netwerk.
Denk aan locatie en energielabel
Een nieuwe locatie moet niet alleen financieel kloppen, maar ook qua omgeving. Zit je straks naast een bouwput, in een ongezellige buurt of juist een bruisend gebied? Hoe is de bereikbaarheid met auto, fiets en openbaar vervoer? Is er parkeerruimte? Wat doet de locatie met de uitstraling van je bedrijf? En niet te vergeten: elk kantoor groter dan 100 m² moet minimaal energielabel C hebben. Nieuwbouw moet zelfs bijna energieneutraal zijn.
Slim omgaan met minder kantoorruimte
Een kleiner kantoor betekent vaak dat vaste werkplekken plaatsmaken voor flexplekken. Niet iedereen heeft dan meer een eigen bureau. Daarom is het belangrijk om vooraf te weten wat je medewerkers nodig hebben. Veel mensen komen naar kantoor voor overleg, samenwerking of gewoon voor contact met collega’s. Maar ook concentratie en rust zijn soms nodig. Dus denk naast voldoende werkplekken voor iedereen, ook aan stilteplekken en afgesloten ruimtes. En maak goede afspraken over de aanwezigheid op kantoor.
Flexibele werkplekken
Flexplekken kunnen zorgen voor meer dynamiek en betere samenwerking. Medewerkers komen in contact met collega’s buiten hun directe team en kunnen zelf kiezen waar ze die dag willen werken. Maar kost ook wat moeite: elke dag opnieuw een plek zoeken, stoel en apparatuur instellen. Te weinig plekken leidt tot irritatie, te veel tot het opnieuw ontstaan van ‘vaste’ plekken. Maak daarom duidelijke afspraken en zorg dat de basis op orde is.
Doe het samen met je personeel
Een verhuizing raakt iedereen en vooral ook je personeel. Neem je medewerkers dan ook mee in het proces. Dan kan helpen om de verhuizing tot een succes te maken. Vraag wat zij nodig hebben om prettig en goed hun werk te doen en kijk of je dat kunt bieden. Deel de informatie over een nieuwe locatie zo tijdig en volledig mogelijk. Voor sommigen is het misschien dichter bij huis en voor anderen verder uit de buurt.
Tijd voor actie?
Een kleiner kantoor kan je bedrijf verder helpen en een slimme zet zijn, mits je goed voorbereid bent. Breng je behoeften in kaart, reken de totale kosten door en zorg voor een inrichting die past bij hoe je mensen werken.
