Deelauto via mobiliteitsbudget? Let op de fiscale spelregels

Hoe werkt een auto delen via het mobiliteitsbudget?

Steeds meer werkgevers geven hun medewerkers een vast bedrag per maand, bijvoorbeeld 800 euro, waarmee zij zelf hun vervoer regelen. Dit is een mobiliteitsbudget, dat veel voordelen, gemak en vrijheid biedt. Daarmee kunnen ze kiezen: reizen door heel Nederland met het ov, een fiets leasen of, zoals in dit voorbeeld, een auto delen en reserveren bij een verhuurbedrijf via een app. Die geeft altijd toegang tot een deelauto en je hebt geen gedoe met benzine en reparaties.

Zakelijk en privégebruik deelauto overal naartoe

Stel: een werknemer heeft een auto nodig en gebruikt de app om deze voor zakelijke afspraken of andere werkzaamheden te regelen. Dat werkt eenvoudig: reserveren, instappen en gaan, overal naartoe. Het verhuurbedrijf zorgt dat er altijd een auto beschikbaar is, zolang het budget toereikend is.

Maar wat als jouw werknemer die deelauto niet alleen voor werkzaamheden maar ook privé gebruikt? Bijvoorbeeld om even langs de supermarkt te rijden na een klantbezoek? Hier wringt het fiscale schoentje.

Een ‘ter beschikking gestelde auto’

Volgens de fiscus is er in zo’n situatie sprake van een auto die door de werkgever aan de werknemer ‘ter beschikking wordt gesteld’. Waarom? Omdat de werknemer tijdens het gebruik van de deelauto zelf bepaalt waar de auto voor wordt ingezet. Jij als werkgever geeft daarbij geen gerichte opdracht voor inzet bij bepaalde werkzaamheden en controleert het gebruik niet.

Belangrijk: het maakt niet uit dat de werknemer de auto alleen op een bepaalde datum gebruikt, of dat het budget op kan zijn. Op de dagen dat de werknemer via de app een auto reserveert, is de regeling van toepassing.

De bijtelling voor privégebruik: hoe werkt dat?

Dus moet je als werkgever rekening houden met de bijtelling voor privégebruik. Hier is sprake van als de werknemer meer dan 500 kilometer per kalenderjaar privé rijdt met deze auto.

Maar let op: in dit geval moet je die 500-kilometergrens aanpassen aan het aantal dagen dat de werknemer een auto gebruikt. Een voorbeeld:

• Jouw werknemer reserveert tien dagen per jaar een auto via de app voor een rit.
• Dan geldt een aangepaste grens van 13,6 kilometer (10/365 × 500 km).
• Gebruikt hij of zij de auto meer privé? Dan moet je een bijtelling toepassen.

Geen autobezit, toch bijtelling berekenen

Dus niet alleen als werknemers een auto bezitten, maar ook als ze een deelauto gebruiken is er sprake van bijtelling. Stel, de werknemer rijdt in een auto met een cataloguswaarde van 50.000 euro en het bijtellingspercentage is 22 procent. De bijtelling wordt dan tijdsevenredig berekend:

Dit bedrag moet je optellen bij het loon van de werknemer.

Hoe voorkom je fiscale verrassingen?

De Belastingdienst heeft deze uitleg vastgelegd in een officieel standpunt van de Kennisgroep Loonheffingen. Toch blijft het belangrijk om goed te kijken naar de feitelijke situatie binnen jouw bedrijf. Controleer bijvoorbeeld of er geen sprake is van particulier gebruik van de deelauto.

Het is slim om je personeel daarom een sluitende ritregistratie bij te laten houden. Of laat werknemers verklaren dat ze onder de 500 privékilometers blijven. Dat regel je met een Verklaring geen privégebruik auto, hoe dit werkt leggen we stap voor stap uit.

Advies van De Zaak

Wil je geen risico lopen? Dan is het verstandig om duidelijke afspraken te maken met je werknemers. Het heeft veel voordelen en is ontzettend slim als je hier regelmatig bij stilstaat en te onderzoeken of er iets verandert in het gebruik. Zo voorkom je dat je achteraf voor onaangename verrassingen en hoge kosten komt te staan bij een controle van de aangifte belastingen.