Belastingvrije vergoeding werkkleding | De Zaak

Mag je je personeel bepaalde kledingvoorschriften opleggen?

Werkgevers mogen kledingvoorschriften opstellen voor hun werknemers. Deze voorschriften moeten wel redelijk zijn en in verhouding staan tot de aard van het werk en de bedrijfscultuur. Denk hierbij aan kledingvoorschriften in verband met veiligheid, hygiëne, herkenbaarheid of een professionele uitstraling. 

Criteria voor werkkleding

Kleding die expliciet vereist is voor het uitoefenen van het beroep telt als werkkleding en mag dus belastingvrij worden vergoed. Werkjassen, een koksschort, speciale werkschoenen met stalen neuzen en veiligheidshelmen bijvoorbeeld. Dit gaat via de werkkostenregeling (WKR).

Alleen als het uitsluitend geschikt is om op het werk te dragen wordt het door de fiscus in de regeling als werkkleding gezien. Een maatpak telt bijvoorbeeld niet mee, omdat dit ook privé kan worden gedragen. Als de outfit voorzien is van een of meer duidelijk zichtbare, aan het bedrijf gebonden beeldmerken (logo’s) met een (gezamenlijke) oppervlakte van minimaal zeventig centimeter telt het duidelijk als werkkleding.

Kleding op de werkplek

Kleding die alleen op de werkplek wordt gedragen, mag belastingvrij worden verstrekt. De kledingstukken moeten aan het einde van de werkdag achterblijven om hiervoor in aanmerking te komen. Het is niet de bedoeling dat personeel de outfit op weg naar huis draagt en de volgende dag weer mee terug neemt. Ook mag je personeel de kleding niet thuis wassen, dit is een taak voor rekening van de werkgever.

De Belastingdienst kan om bewijs vragen dat de kleding de werkplek niet verlaat. Denk bijvoorbeeld aan een tekst in de arbeidsvoorwaarden, personeelsgids of een ondertekende verklaring van elk personeelslid.

Kleding als Arbo-verstrekking

Op grond van de Arbowet kan bepaalde kleding belastingvrij worden verstrekt. Zoals speciale isolerende of beschermende kleren, werkschoenen en uniformen.

Verplichting

De werkgever is zelfs verplicht om kleren of beschermingsmiddelen te verstrekken als:

1. Er veiligheidsrisico’s zijn op de werkplek
2. De werknemer zonder niet op een veilige manier kan werken
3. Het onder de definitie valt van een Persoonlijk Beschermingsmiddel (PBM)

Criteria Arbo-verstrekking

Er moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

• Een actuele risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) waaruit blijkt dat beschermende kleding nodig is.
• De kledingstukken moeten effectief zijn tegen het risico waarvoor bedoeld.
• Beschermende kleding die valt onder PBM moet voldoen aan Europese richtlijnen (CE-markering).
• De kleding wordt onder werktijd gedragen en kan niet privé gebruikt worden.
• De medewerker betaalt geen eigen bijdrage.

Kleding als product uit eigen bedrijf

Je kunt kleding van je eigen bedrijf gedeeltelijk vrij vergoeden of verstrekken aan personeel. De voorschriften:

• Het product is niet branchevreemd. De kleding die je aan personeel verstrekt, past in het assortiment dat je produceert. Zijn dat alleen t-shirts, kun je dus geen gympen schenken.
• Het product komt uit het eigen bedrijf of van een met de werkgever verbonden vennootschap.
• De korting bedraagt maximaal 20% van de waarde in het economische verkeer met een maximum van € 500 per kalenderjaar.

Uniforme kleding

Uniforme bedrijfskleding mag ook vrij worden vergoed. Hierbij gaat het om kleding die (een bepaalde categorie) werknemers dragen en die door derden wordt geassocieerd met een bedrijf of beroep. Bij de beoordeling of bedrijfskleding geldt als uniform gaat het vooral om de herkenbaarheid in relatie tot de dienstbetrekking.

Voor de goede orde:

• Kleding in uitbundige bedrijfskleuren valt al snel onder het begrip werkkleding.
• Kleding die ook privé wordt gedragen, valt hier niet onder.
• Zodra er onvoldoende sprake is van herkenning van de kleding in relatie tot de dienstbetrekking valt het niet onder werkkleding.
• Kleding met karakteristieke elementen of beeldmerken van de onderneming wordt gezien als werkkleding. Ook als er geen sprake is van een gezamenlijke oppervlakte van zeventig vierkante centimeter. De associatie met het beroep is dan eerder gemaakt dan zonder beeldmerk het geval zou zijn.

Let op:

• Doe je jouw personeel een kledingstuk cadeau om buiten het werk te dragen, dan wordt dit als schenking belast. Ook al staat er een bedrijfslogo van zeventig vierkante centimeter op.
• Kosten voor het onderhouden, behandelen en reinigen van werkkleding zijn onbelast.