Wanneer geldt de bijtelling voor een zakelijke auto?
Je moet bijtelling betalen als je in een kalenderjaar meer dan 500 kilometer privé rijdt met een bedrijfsauto. De Belastingdienst ziet dit privégebruik als loon in natura, waarover je belasting moet betalen. Als je de auto alleen zakelijk gebruikt en onder de 500 kilometer privé rijdt, hoef je geen bijtelling te betalen. Dat moet je aantonen in de rittenadministratie.
Bijtelling kan een flinke kostenpost zijn, dus het is goed om te weten hoe het werkt. In dit artikel lees je over de tarieven en praktische tips om niet te veel bijtelling te betalen.
Voorkom bijtelling auto met een sluitende rittenregistratie
De Belastingdienst gaat uit van een standaard bijtelling als de werknemer privékilometers rijdt met de zakelijke auto. Alleen als hij kan aantonen dat hij maximaal 500 kilometer privé per jaar rijdt, blijft die bijtelling achterwege. Bewijs daarvoor? Een sluitende rittenregistratie.
Verklaring geen privégebruik auto van de zaak
Heeft je werknemer een Verklaring geen privégebruik auto? Dan mag je als werkgever de bijtelling achterwege laten. Maar ontdek je later dat hij tóch te veel privé rijdt, dan moet je alsnog bijtelling betalen. Wat zijn de gevolgen als je dat niet doet? Dan loop jij als werkgever risico op een naheffing. Lees meer over de verklaring geen privégebruik auto van de zaak.
Handmatig of automatisch ritten registreren?
Een handmatige rittenregistratie bijhouden is tijdrovend en foutgevoelig. Zeker voor werknemers die veel onderweg zijn. In tegenstelling tot automatische rittenregistratiesystemen. Ook geven die meer zekerheid bij een controle van de Belastingdienst hoe je de auto zakelijk gebruikt en wat het privégebruik is.
De Belastingdienst stelt eisen aan de registratie. Per rit moet worden vastgelegd:
- Begin- en eindstand van de stand op de kilometerteller
- Datum
- Adres vertrek en aankomst
- Route (indien afwijkend)
- Privé- of zakelijke rit
- Privékilometers tijdens een gecombineerde rit
Drie soorten rittenregistratiesystemen
Er zijn drie varianten:
1. Gratis of betaalde app
- Voordelig, maar minder betrouwbaar.
- De app moet handmatig worden gestart.
- Kans op fouten als de telefoon leeg is of gps-afwijkingen.
- Niet geschikt als je zeker wilt zijn van een sluitende registratie.
2. Los kastje
- GPS-systeem dat ritgegevens registreert.
- Werknemer moet zelf gegevens uitlezen en opslaan.
- Voordelig, want je betaalt alleen de aanschaf, maar vergt discipline.
- Kans op dataverlies als de werknemer het kastje niet tijdig uitleest.
3. Ingebouwd kastje
- Volledig automatisch met gps én simkaart.
- Start automatisch zodra de auto start.
- Gegevens worden real-time doorgestuurd en opgeslagen.
- Je ontvangt meldingen bij storingen of manipulatiepogingen.
- Betrouwbaar en geschikt voor professioneel gebruik.
Tip: Overweeg track & trace voor realtime inzicht in locatie en rijgedrag.
Keurmerk RitRegistratieSystemen (RRS)
Wil je veilig zitten? Kies dan voor een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen (RRS). Dit keurmerk garandeert dat het systeem voldoet aan de eisen van de Belastingdienst én streng is op het gebied van fraude en privacy.
Let op: systemen zonder keurmerk kunnen ook voldoen, maar check dat goed. Vraag altijd om een demo voordat je beslist.
Waar moet je op letten bij aanschaf?
- Kosten: Let op aanschafkosten én maandelijkse kosten voor software, data en service.
- Inbouw: Laat het kastje professioneel inbouwen voor optimale werking.
- Updates en roaming: Check of updates met de laatste ontwikkelingen en buitenlandse dekking zijn inbegrepen.
- Beheer: Houd de ritten actief in de gaten en controleer op afwijkingen.
- Gebruiksgemak: Is de toepassing eenvoudig of ingewikkeld?
Wil je nog een stap verder gaan? Combineer rittenregistratie met een wagenparkbeheersysteem. Hiermee krijg je inzicht in rijgedrag, verbruik en onderhoud. Goed voor de veiligheid én kostenbesparing.
Conclusie: gemak én fiscaal kloppend
Een automatisch rittenregistratiesysteem bespaart tijd, verkleint de kans op fouten en geeft meer gerustheid bij een controle van de Belastingdienst. De gevolgen van een niet sluitende registratie van zakelijk rijden en privégebruik kunnen groot zijn. Kies voor een systeem dat past bij jouw bedrijf en zorg voor duidelijke afspraken met je werknemers.
