Waarom een vaste kostenvergoeding?
Declaraties zijn overzichtelijk, maar kosten ook tijd. Elk bonnetje moet worden ingediend, beoordeeld en verwerkt. Voor eenmalige of wisselende kosten is dat logisch, maar voor bepaalde kosten die je personeel regelmatig maakt – denk aan telefoonkosten, kleine representatiekosten en consumpties – is een vaste vergoeding per maand vaak praktischer.
Je mag zo’n vergoeding geven aan een individuele werknemer of aan een groep medewerkers met vergelijkbare onkosten (bijvoorbeeld alle monteurs of vertegenwoordigers). Maar wil je dit onbelast verstrekken? Dan gelden er strenge spelregels.
Wanneer mag een vaste vergoeding onbelast?
Er zijn drie categorieën kosten:
- Intermediaire kosten – kosten die een werknemer voorschiet namens jou als werkgever, zoals parkeergeld tijdens een klantbezoek.
- Kosten onder de gerichte vrijstellingen – denk aan reiskosten of maaltijden bij overwerk.
- Overige kosten – alles wat daar niet onder valt, zoals representatiekosten of telefoonabonnementen.
Categorie 1 en 2 onbelast vergoeden
Voor categorie 1 en 2 mag je als werkgever een vaste, onbelaste vergoeding geven als je voldoet aan deze voorwaarden:
- Je maakt aannemelijk dat de kosten gemaakt worden.
- Je stelt een specificatie op van de aard en omvang van de kosten.
- Je voert vooraf een noodzakelijk kostenonderzoek uit onder je werknemers.
Overige kosten vergoeden
Voor categorie 3 (overige kosten) geldt geen verplicht kostenonderzoek, maar je moet wel vooraf specificeren welke kosten je vergoedt én deze aanwijzen als eindheffingsloon. Ze gaan dan ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).
Let op als je niet voldoet aan de voorwaarden van de WKR – bijvoorbeeld omdat de vergoeding niet ‘gebruikelijk’ is volgens de Belastingdienst – dan mag je dit bedrag niet in de vrije ruimte stoppen. In dat geval moet je (een deel van) het bedrag als gewoon loon bij de werknemer belasten. Zorg dus dat je dit goed checkt, want anders loop je risico op naheffing en boetes.
Zo voer je een onderzoek naar de kosten uit
Je moet dus voor intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen aantonen dat die kosten ook echt worden gemaakt. Het kostenonderzoek is een verplichting en vormt de basis voor een onbelaste vergoeding. Zo’n onderzoek is vormvrij – je mag dus zelf bepalen hoe je het aanpakt. Het hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar moet wel zorgvuldig gebeuren. Volg dit stappenplan:
- Inventariseer welke werknemers een vaste onkostenvergoeding krijgen.
- Kondig het onderzoek aan en leg uit wat er van medewerkers wordt verwacht.
- Verzamel bewijs: laat werknemers een aantal maanden (minstens drie) bonnetjes en agenda’s bijhouden.
- Analyseer of de uitgaven logisch en representatief zijn.
- Documenteer alles goed in de salarisadministratie.
Hoe maak je het onderzoek naar de kosten betrouwbaar?
Een goed onderbouwd kostenonderzoek geeft een realistisch beeld van de werkelijke onkosten. Let daarom op het volgende:
- Laat het onderzoek minstens drie maanden lopen.
- Kies een normale, representatieve periode (dus geen vakantietijd of piekmaanden).
- Onderzoek een groep medewerkers met vergelijkbare kosten (bijvoorbeeld alle buitendienstmedewerkers).
- Zorg dat je een representatief deel van je personeel meeneemt.
Vraag je medewerkers tijdens het onderzoek om nauwkeurig hun zakelijke uitgaven bij te houden, inclusief bonnetjes en facturen. Ook hun agenda’s zijn belangrijk: die gebruik je om afspraken en kosten te verifiëren. Bewaar alle gegevens en berekeningen zorgvuldig in je salarisadministratie. Zo voldoe je aan de eisen van de Belastingdienst en voorkom je discussie achteraf.
Herhaal onderzoek naar bepaalde kosten regelmatig
Een kostenonderzoek is geen eenmalige klus die je daarna kunt vergeten. Je bent als werkgever zélf verantwoordelijk om de onderbouwing van je vaste kostenvergoeding up-to-date te houden. Herhaal het onderzoek daarom regelmatig – minstens eens per vier jaar. Een jaarlijkse controle is nog beter: het laat zien dat je serieus met de regels omgaat en voorkomt verrassingen bij een controle.
Verandert er iets in de situatie van je medewerker, zoals een verhuizing of het krijgen van een auto van de zaak? Pas dan meteen de vaste vergoeding aan op de nieuwe omstandigheden. Zo blijf je fiscaal veilig.
Let op vergoeding onkosten bij afwezigheid
Bij ziekte of vakantie loopt een deel van de kosten door (zoals een mobiel abonnement), andere niet (zoals reiskosten).
Reiskosten mag je maximaal zes weken blijven vergoeden. Is iemand langer afwezig? Dan mag je de vergoeding nog verstrekken in de lopende en volgende kalendermaand. Daarna moet je de vergoeding aanpassen. Pas als je werknemer weer terug is, mag je de vergoeding hervatten.
De valkuilen: waar gaat het mis?
De Belastingdienst controleert vaste kostenvergoedingen regelmatig. Veelvoorkomende fouten:
- Kosten worden dubbel vergoed (via declareren én vaste vergoeding).
- De onderbouwing ontbreekt of is verouderd.
- Vergoedingen zijn niet als loon voor eindheffing aangemerkt.
Resultaat? Naheffingen, boetes en belastingrente. Voorkom dat gedoe door de vergoedingen goed vast te leggen, regelmatig te controleren en waar nodig bij te stellen.
Let op bij cao-afspraken
Een cao kan vaste kostenvergoedingen voorschrijven, maar dat is geen garantie dat je ze onbelast mag uitbetalen. Jij als werkgever blijft verantwoordelijk voor een goede onderbouwing richting de fiscus. Laat je dus niet verrassen.
Tot slot: zekerheid vooraf?
Wil je zeker weten dat jouw vaste onkostenvergoedingen goed geregeld zijn in jouw bedrijf? Dan kun je ze vooraf ter goedkeuring voorleggen aan de Belastingdienst. Dit geeft rust én voorkomt discussie bij een controle.
