Onbetaalde facturen? Zo krijg je de btw terug

Factuur niet betaald? Check eerst dit

Werk jij volgens het factuurstelsel zoals de meeste ondernemers? Dan draag je btw (omzetbelasting) af zodra je de (elektronische) factuur stuurt. Als je klant dan niet betaalt, kun je dus te veel betaalde btw over deze vordering terugvragen.

Gebruik je het kasstelsel? Dan draag je pas btw af als het geld binnen is. In dat geval kun je niets terugvragen – je hebt de btw immers nog niet betaald.

Factuurstelsel

Lever je goederen of diensten aan ondernemers? Of aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn, zoals verenigingen of stichtingen? Dan is een (digitale) factuur sturen wettelijk verplicht. Je berekent de verschuldigde btw dan op basis van de in het aangiftetijdvak ontvangen en verstuurde facturen. De datum op de factuur is daarbij leidend.

Kasstelsel

Wanneer je voornamelijk goederen en diensten levert aan particulieren, werk je vaak met een kas- en bankadministratie. Bij het berekenen van de btw ga je uit van het kasstelsel. Je berekent de verschuldigde btw aan de hand van de in het aangiftetijdvak daadwerkelijk ontvangen bedragen.

Op de website van de Belastingdienst vind je een overzicht van de ondernemers voor wie het kasstelsel verplicht is.

Wanneer mag je btw terugvragen bij oninbare vorderingen?

Op een factuur staat de uiterste betaaldatum en betalingstermijn vastgelegd. Zodra duidelijk is dat je klant de factuur niet (volledig) gaat betalen, mag je de btw terugvragen. Dat moment kan sneller komen dan je denkt:

• Je klant is failliet verklaard
• Je ziet een paar maanden na de uiterste betaaldatum geen enkele betaling of reactie
• De klant wíl de factuur niet betalen, en jij ziet af van incasso

Zo verwerk je de teruggaaf in je btw-aangifte

Je hoeft geen apart verzoek in te dienen om btw terug te krijgen. Je verwerkt dit in je eerstvolgende btw-aangifte:

1. Trek het factuurbedrag af van je omzet
2. Trek de btw af in rubriek 1a of 1b van je aangifte

Voorbeeld:

Je stuurt een factuur van € 1000 plus 21% btw (€ 2.100). Vier maanden nadat de betalingstermijn is verstreken is duidelijk: je klant betaalt niet. Je verwerkt in je btw-aangifte:

• € 1000 minder omzet
• € 210 minder verschuldigde btw

Is de betalingstermijn met één jaar overschreden? Dan kun je in de btw-aangifte over het eerste kwartaal van het volgende kalenderjaar de bedragen aftrekken.

Ontvang je de betaling na teruggave van de btw?

Als je later toch nog de betaling ontvangt, moet je de btw alsnog afdragen in de aangifte van dat kwartaal.

Wat als je de vordering omzet in een lening?

Let op: als je van de factuur een lening maakt, is de oorspronkelijke schuld voldaan. Dan heb je géén recht meer op teruggave van btw, ook niet als die lening uiteindelijk niet wordt terugbetaald. Tenzij de lening in de praktijk gewoon uitstel van betaling is (leverancierskrediet), dan kan btw-teruggaaf alsnog mogelijk zijn.

En hoe zit het met factoring?

Verkoop je je vordering aan een andere partij, zoals een factormaatschappij? Dan gaat het recht op btw-teruggaaf over op hen. Is de vordering oninbaar, of wordt de factuur als oninbaar beschouwd na het verstrijken van de termijn van één jaar? Dan moeten zij zélf een verzoek indienen bij de Belastingdienst via dit Formulier btw-teruggaaf overgenomen vorderingen – Belastingdienst.

Tip van De Zaak

Btw terugvragen bij oninbare vorderingen kan het verschil maken tussen een financieel dipje en een serieuze tegenvaller. Regel het op tijd, check je administratie goed, en maak duidelijke afspraken over de betalingstermijn van een factuur.

Bewaar bewijs van je incassopogingen of communicatie met de klant, zoals e-mails. Daarmee sta je sterker bij de Belastingdienst.

Let op! Btw-eisen bij een factuur sturen

Om btw terug te vragen moet je (naast andere verplichte gegevens als factuurnummer en datum) minimaal de volgende gegeven op de factuur vermelden:

• Btw-nummer van jou als leverancier.
• Btw-nummer van de afnemer (bij een verleggingsregeling of een intracommunautaire levering).
• Prijs per eenheid exclusief btw, kortingen en toegepaste btw-tarief.
• Het btw-bedrag en eventuele vermelding ‘btw verlegd’.