Wanneer blijft een zakelijke maaltijd onbelast? Dit moet je weten

De basis: wanneer is een zakelijke maaltijd onbelast?

Een maaltijd op kosten van de zaak is niet altijd onbelast. Volgens de Werkkostenregeling (WKR) mag dat alleen als deze:

valt onder tijdelijke verblijfskosten;
of een meer dan bijkomstig zakelijk karakter heeft.

Voldoet de maaltijd hier niet aan? Dan moet je een normbedrag van € 3,95 als belast loon verwerken of het bedrag onderbrengen in de vrije ruimte.

Tijdelijke verblijfskosten: vier situaties

Maaltijden zijn gericht vrijgesteld als onderdeel van tijdelijke verblijfskosten.

1. Dienstreizen

Gaat een werknemer op dienstreis, dan mag je als werkgever de maaltijd onbelast vergoeden. Als de reis aan de voorwaarden voldoet, mag je de vergoedingen uit de CAO Rijk toepassen:

Ontbijt: € 14,87
Lunch: € 12,51
Diner: € 31,40

2. Mobiele en ambulante werknemers

Reizen van vertegenwoordigers of accountants naar verschillende werkplekken vallen ook onder tijdelijke verblijfskosten. Mits zij minimaal één dag per week op en neer reizen naar dezelfde werkplek en dit maximaal 20 dagen doen.

3. Niet-permanente locaties

Personeel werkzaam op tijdelijke locaties, zoals bouwplaatsen of filmsets, kan maaltijden onbelast ontvangen.

4. Zakelijke besprekingen buiten de werkplek

Een lunch met een klant mag onbelast vergoed worden. Maar als een collega mee luncht voor de gezelligheid, moet je de rekening splitsen.

Meer dan bijkomstig zakelijk belang

Daarnaast mogen maaltijden onbelast blijven bij een meer dan bijkomstig zakelijk belang, dat is zo bij:

Overwerk of koopavonddiensten
Therapeutisch mee-eten in de zorg
Werk op schepen, vliegtuigen of kermiswagens
Werk buiten huis tussen 17.00 en 20.00 uur

Lunch zakelijk of niet?

Bij de lunch op de vaste werkplek is het zakelijke karakter van niet meer dan bijkomstig belang. Net als collega’s die samen gaan lunchen, ook al wordt er over het werk gesproken. Een lunch tijdens een vergadering met klanten heeft wél meer dan bijkomstig zakelijk belang. Een vergaderlunch met alleen kantoorgenoten aan tafel kan dat ook zijn, bijvoorbeeld als een presentatie wordt gegeven of bedrijfsresultaten besproken.

Bedrijfskantines en belastingen

Voor maaltijden in bedrijfskantines gelden specifieke regels:

Reken als werkgever een normbedrag van €3,95 per maaltijd bij het loon of als eindheffingsloon
Een eigen bijdrage van het personeel wordt van het normbedrag afgetrokken