De HR-cyclus: wat elke mkb-ondernemer moet weten

Wat is de HR-cyclus?

De HR-cyclus beschrijft de drie belangrijkste fasen in de loopbaan van een werknemer binnen jouw bedrijf. Deze fasen zijn:

Instroom. Hoe je nieuw talent aantrekt en een goede start biedt.
Doorstroom. Hoe je medewerkers gemotiveerd houdt en laat groeien.
Uitstroom. Hoe je op een respectvolle manier afscheid neemt en waardevolle feedback meeneemt.

Met een goed afgestemde HR-cyclus zorg je voor een prettige samenwerking en een duurzame relatie met je team.

Instroom: een goede start

De instroomfase draait om het aantrekken van de juiste mensen en hen goed laten landen binnen je bedrijf. Een goede start verlaagt de kans dat nieuwe medewerkers snel afhaken en verhoogt hun productiviteit vanaf dag één. Dat begint met het opstellen van een helder functieprofiel. Zo heb je voor jezelf helder wat de functie precies inhoudt en over welke vaardigheden en kennis de ideale kandidaat moet beschikken. Daarna volgt een effectief sollicitatieproces, onderhandelingen over arbeidsvoorwaarden, de formele aanstelling van een nieuwe medewerker en een gestructureerde onboarding. Ook is de re-integratie van een medewerker na langdurige afwezigheid onderdeel van de instroom-fase.

Tip: Maak een checklist voor onboarding. Denk aan het regelen van werkmaterialen, accounts en inlogcodes, een introductie in het team en uitleg over bedrijfsprocedures. Ook slim: een buddy of mentor om de eerste weken ondersteuning te bieden.

Doorstroom: binden en boeien

In deze fase richt je je op het behouden en ontwikkelen van je medewerkers. Dit omvat regelmatige functionerings- en beoordelingsgesprekken (ook wel ontwikkelgesprekken genoemd), een goed ingericht salarishuis, talentmanagement, opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden, het waarborgen van goede arbeidsomstandigheden, effectief verzuimmanagement, een zorgvuldig opgebouwd personeelsdossier en het uitvoeren van medewerkerstevredenheidsonderzoeken (MTO’s). En waarom is dat nu zo belangrijk? Medewerkers die zich blijven ontwikkelen, zijn beter voorbereid op veranderingen binnen je bedrijf, voelen zich gewaardeerd, leveren beter werk en blijven gemotiveerd. Daardoor zijn ze minder snel geneigd om te jobhoppen en dat scheelt jou de tijd, kosten en productiviteitsverlies van een nieuw werving-, selectie- en onboardingtraject.

Praktische tips voor deze fase:

Plan minstens twee keer per jaar een officieel gesprek met iedere medewerker en gebruik die momenten om zowel feedback als complimenten te geven.
Zorg voor een helder opleidingsbudget en stimuleer medewerkers om trainingen te volgen.
Voer regelmatig medewerkerstevredenheidsonderzoeken uit om verbeterpunten in kaart te brengen.

Uitstroom: professioneel afronden

Ook afscheid nemen hoort bij de HR-cyclus. Of het nu gaat om een medewerker die met pensioen gaat of iemand die een andere uitdaging heeft gevonden, het is belangrijk om dit netjes en professioneel te regelen. Een goed geregeld vertrek draagt namelijk bij aan een positief werkgeversimago en vergroot de kans dat oud-medewerkers ambassadeurs voor je bedrijf worden. De uitstroomfase omvat het opstellen van een duidelijke exitstrategie, een goed georganiseerde uitdiensttredingsprocedure, het opstellen van een vaststellingsovereenkomst (indien nodig), ondersteuning via outplacementtrajecten en het regelen van (vervroegd) pensioen.

Praktische tips voor een goede uitstroom:

Plan altijd een exitgesprek met de vertrekkende medewerker om inzicht te krijgen in verbeterpunten voor je organisatie.
Zorg dat alle administratieve zaken, zoals het afronden van het personeelsdossier, op tijd worden geregeld.
Overweeg een outplacementtraject als een medewerker gedwongen moet vertrekken.

Hoe zet je de HR-cyclus op?

De HR-cyclus oogt misschien als een gigantisch project, maar je kunt klein beginnen en wellicht voer je aantal onderdelen al (best) goed uit. Wil je alles direct goed aanpakken en heb je geen interne HR-afdeling of HR-medewerker? Dan is het raadzaam een extern HR-professional in te huren die in kaart brengt wat er nog moet gebeuren en dat ook kan uitvoeren.

Het is vooral belangrijk om je medewerkers mee te nemen in nieuwe processen. Zo laat je niet alleen zien dat je het werkgeverschap en het werkgeluk van je personeel belangrijk vindt, maar er ook actief aan werkt. Want wist je dat het werkgelukkig medewerkers resulteert in: