Werkkostenregeling 2024. Maximaal voordeel voor jou en je werknemers

Voor 2015 viel alles wat een werkgever aan een werknemer gaf of vergoedde onder fiscaal loon, oftewel belastbaar loon. Maar omdat niet alles onder die categorie valt – denk aan gereedschap, tablets, sportabonnementen of kerstpakketten – is besloten dat niet alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor de werknemer belast worden door de Belastingdienst.

De werkkostenregeling is niet eenvoudig en kent een grote verscheidenheid aan vergoedingen en verstrekkingen. Toch is het voor ondernemers belangrijk om de regeling toe te passen, want hij komt ten goede van werkgevers én werknemers.

Wat is de vrije ruimte in de werkkostenregeling?

Via de werkkostenregeling mag je werknemers onbelaste vergoedingen geven. Het bedrag dat je onbelast mag besteden, noemen we de vrije ruimte. De vrije ruimte wordt elk jaar opnieuw vastgesteld. Er gelden geen voorwaarden aan vergoedingen die binnen de vastgestelde vrije ruimte vallen.

Nu is er in 2023 iets speciaals aan de hand. In eerste instantie was er een verhoging van 0,22% afgesproken, naar 1,92% dus. Alleen vindt de Tweede Kamer dat niet genoeg, gezien de hoge kosten waarmee ondernemers nu te maken hebben. Daarom wordt de vrije ruimte iets vergroot voor 2023.

De WKR staat toe dat in 2023 tot 3 procent van de totale loonsom tot en met € 400.000 onbelast besteed mag worden aan bepaalde vergoedingen voor werknemers. Vorig jaar was dit aardig wat lager: 1,7 procent. Voor alles boven de eerste € 400.000 geldt nog altijd 1,18 procent van de rest van de loonsom.

Deze tijdelijke verhoging van de vrije ruimte komt door de hogere kosten waarmee ondernemers dit jaar te maken hebben kregen en de Tweede Kamer het percentage van 2022 daarvoor te laag vindt. In 2024 zal het percentage van de vrije ruimte weer teruggebracht worden naar 1,92.

Met andere woorden: er wordt geen loonbelasting geheven over de vergoedingen in de vrije ruimte. Overschrijd je het bedrag van de vrije ruimte? Dan wordt dat bedrag onderworpen aan een eindheffing van 80 procent. Die heffing komt voor rekening van de werkgever, de werknemer mag hier niet voor opdraaien.

5 soorten werkkostenvergoeding

Om problemen te voorkomen is het belangrijk dat je weet wat wel en niet onder de werkkostenregeling valt. Als je als werkgever iets vergoedt, kun je dat op 5 manieren doen:

• Intermediaire kosten: dit zijn kosten die de werknemer voor de werkgever voorschiet. Bijvoorbeeld een zakelijke lunch, parkeerkosten, geschenken voor externe relaties. De rekening van de werkelijke kosten daarvan declareert de werknemer bij de werkgever. Het gaat hier om vergoedingen die niet onder het loon vallen. Het zijn immers geen beloning die je doet. Daarom vallen intermediaire kosten niet onder de WKR.

• Gerichte vrijstelling: onder gerichte vrijstellingen vallen onder andere de kosten voor woon-werkverkeer (tot € 0,19 per kilometer), kaartjes voor het openbaar vervoer, tijdelijke verblijfskosten, cursussen, abonnementen, opleiding, computers en een vergoeding voor het aanvragen van Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Ook maaltijden bij overwerk vallen onder de gerichte vrijstellingen.

• Nihilwaardering: vergoedingen die op de werkplek plaatsvinden. Denk bij nihilwaardering aan de inrichting van de werkplek, koffie en ter beschikking gestelde werkkleding. Maar ook terbeschikkingstellingen van apparatuur buiten de werkplek die voor 90 procent zakelijk wordt gebruikt vallen onder nihilwaarderingen. Zoals een laptop en mobiele communicatiemiddelen. Een Ov-kaart die de werkgever ter beschikking stelt aan werknemers valt hier ook onder. Deze kosten vallen onder de nihilwaarderingen van de regeling WKR.

• Vergoeding binnen de vrije ruimte (in 2023 binnen 3 procent van de fiscale loonsom tot en met de eerste € 400.000 plus 1,18 procent van het restant van die loonsom). Dit wordt ook wel vergoedingen ten laste van forfait genoemd (onbelaste vergoeding). Denk aan een personeelsfeestje, kerstpakketten en maaltijdvergoedingen in geld.

• Vergoeding buiten de vrije ruimte (buiten de 3 procent tot en met de eerste € 400.000 van de loonsom plus 1,18 procent van het restant van die loonsom). Hierbij geef je meer uit dan de norm. Over deze vergoedingen moet je dus belasting betalen. Deze eindheffing over de overige kosten is hoog, namelijk 80 procent. Deze heffing mogen werkgevers niet verhalen op werknemers.

Veelgestelde vragen over de werkkostenregeling

Wat valt onder de werkkostenregeling 2023?

Onder de WKR vallen de kosten die werkgever voor de werknemer maakt en die binnen de vastgestelde marge (ook wel vrije ruimte genoemd) vallen. Dit zijn bijvoorbeeld kerstpakketten, een vergoeding voor thuiswerken, personeelsfeesten, bedrijfsfitness en meer.

Hoeveel WKR per persoon?

De werkkostenregeling (WKR) kent een gebruikelijkheidstoets. Dit houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die je hebt aangewezen als eindheffingsloon niet meer dan 30 procent mogen afwijken van wat gebruikelijk is in vergelijkbare omstandigheden.

De Belastingdienst voert tot op heden het beleid dat vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen tot maximaal € 2.400 per persoon per jaar gebruikelijk is.

Welke onbelaste vergoedingen zijn er in 2023?

De vrijgestelde vergoedingen zijn de onbelaste onkostenvergoedingen voor onder andere reiskosten, werkkleding, vakliteratuur of studiekosten. Hierover hoef je als werkgever geen loonbelasting, premies volksverzekeringen en premies werknemersverzekeringen in te houden.

Welke kosten vallen in de vrije ruimte WKR?

De kosten die in de vrije ruimte WKR vallen zijn de zogenoemde gerichte vrijstelling en nihilwaarderingen.

Hoe verwerk je de WKR in je administratie?

De Belastingdienst stelt geen specifieke eisen aan de administratie van de WKR. Wel moet de benutting van de vrije ruimte na afloop van het kalenderjaar inzichtelijk kunnen worden gemaakt. Omdat de WKR vrij gecompliceerd is, kun je het best een professionele boekhouder vragen om de regeling te implementeren in je financiële administratie.